Não é necessário que este arquivo esteja no laboratório ou imediatamente acessível ao pessoal do laboratório. Os registros destinam-se principalmente ao pessoal do laboratório que monitora a segurança do laboratório e a higiene química e à inspeção por inspetores de agências reguladoras. Deve, portanto, estar prontamente disponível e mantido atualizado. É aconselhável manter o arquivo fora do laboratório para reduzir a possibilidade de sua destruição em caso de incêndio. Os documentos arquivados devem incluir: registros de inspeções laboratoriais realizadas pelo comitê de segurança, registros de inspeções realizadas por agências reguladoras locais, incluindo corpos de bombeiros e agências estaduais e federais, registros de descarte de resíduos perigosos, registros de impostos cobrados sobre diversas classes de resíduos perigosos, como apropriar-se de uma segunda cópia do inventário de produtos químicos laboratoriais e cópias de outros documentos relevantes relativos à instalação e ao seu pessoal (por exemplo, registros da participação do pessoal nas reuniões anuais de segurança do laboratório).
Causas de doenças e lesões no laboratório – Medidas para prevenir lesões pessoais, doenças e ansiedade são parte integrante do planeamento das operações diárias de um laboratório bem gerido. As pessoas afetadas por condições inseguras e insalubres num laboratório incluem não apenas aqueles que trabalham nesse laboratório, mas também o pessoal adjacente e aqueles que prestam serviços mecânicos e de limpeza. Dado que os danos pessoais em laboratórios se devem em grande parte ao contacto impróprio entre produtos químicos e seres humanos, à mistura inadequada de produtos químicos ou ao fornecimento inadequado de energia aos produtos químicos, proteger a saúde significa evitar tais interações indesejadas. Isto, por sua vez, significa confinar adequadamente os produtos químicos, combiná-los corretamente e regular com precisão a energia que lhes é fornecida. Os principais tipos de lesões pessoais no laboratório são envenenamento, queimaduras químicas e lesões causadas por incêndio ou explosão. Incêndios e explosões são fonte de queimaduras térmicas, lacerações, contusões e outras lesões físicas graves.